Organize sua caixa de e-mail em 5 passos

Todos as manhãs, a primeira coisa que faço é pegar o celular e checar todas as redes sociais. Não é a melhor forma de começar o dia, eu sei, mas quem nunca fez isso que atire a primeira pedra. Este passo foi incluído inconscientemente na minha rotina matinal e parece que chegou para ficar. O problema é que se tem uma coisa que eu não tenho a menor vontade de fazer é abrir a caixa de e-mail. Ela está sempre cheia e, na maioria das vezes, de coisas inúteis. Você também se sente assim?

Organize sua caixa de e-mail em 5 passos

Os passos apresentados aqui não precisam ser realizados de uma vez só. Lembre-se: sua caixa de e-mail não ficou assim de um dia para o outro, organizá-la pode levar alguns dias. Separe alguns minutos diários para isso, o tempo vai depender do estado da sua caixa de entrada.

1. Crie filtros de spam

Se você recebe spam de endereços repetidos, é uma boa colocá-los na sua lista negra. Também é possível filtrar por palavras-chave usando assuntos que sejam recorrentes e não te interessam, como “perca peso” ou “promoção relâmpago”. Apenas tome cuidado para não incluir palavras muito comuns, que podem aparecer em e-mails importantes. Se você pediu para uma loja te avisar quando os preços abaixarem, criar um filtro com a palavra “promoção” pode fazer com que a mensagem vá parar diretamente na lixeira.

2. Cancele a inscrição nas listas que não te interessam mais

Algumas vezes, os e-mails não chegam à caixa por engano, mas por algum cadastro que fizemos por aí. O problema é que nossos gostos mudam e não somos obrigados a continuar recebendo aquelas promoções de televisão HD quando você já comprou uma nova. Todas as empresas sérias incluem um link de cancelamento de inscrição {unsubscribe} ao fim do e-mail. Procure por esse link e siga as instruções. Mas atenção: se o e-mail vier de um remetente desconhecido, não clique em nada, apenas exclua.

3. Delete tudo o que não te interessa

Agora que você já definiu tudo o que não te interessa mais, faça a limpa! Esse passo pode ser feito junto com os anteriores, mas caso ainda tenha sobrado mensagens indesejadas, essa é a hora de acabar com elas.

4. Crie categorias

Viva! Sua caixa já está mais limpa, tudo o que sobrou agora são mensagens importantes. Elas devem ser divididas de forma que facilitem sua vida, portanto, cuidado com o excesso de categorias. Eu gosto de separar meus e-mails de acordo com cada parte da minha vida: trabalho, faculdade, blog, compras online…

Outra coisa essencial é ter uma categoria exclusiva para cadastros. Como sei que é difícil me lembrar de todos os logins que criei na vida, deixo-os arquivados em um mesmo grupo.

5. Classifique seus e-mails

Este passo pode levar algum tempo, escolha uma playlist, coloque seus fones de ouvido e mãos à obra. Vá arrastando todas as mensagens para as categorias que você criou no passo anterior. Esse é um bom momento para verificar se elas são eficazes e fazer alterações quando necessário.

Preste bastante atenção aos prazos e e-mails que requerem respostas, arquivá-los pode fazer com que caiam no esquecimento. O assunto ainda não foi resolvido? Coloque uma tag e mantenha-o na caixa de entrada.

Todas as dicas foram escritas com base no serviço de e-mail que eu uso, o Gmail. Se você usa outro serviço, quais dicas você daria para outros leitores? Comente abaixo!

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